Penyelenggaraan PKL mencakup beberapa tahap kegiatan yang tersusun secara sistematis mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, penilaian, monitoring, dan evaluasi. Selain itu, dalam penyelanggaraannya, terdapat hak peserta PKL untuk sertifikasi, jaminan keselamatan dan kesehatan kerja sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, serta dapat memberikan fasilitas dan/atau insentif berupa transportasi, akomodasi, konsumsi, uang saku dan/atau fasilitas lainnya, serta disesuaikan dengan kemampuan dunia kerja. Adapun kewajiban peserta PKL adalah secara aktif dan penuh inisiatif melaksanakan tugas yang diberikan oleh penyelenggara PKL.
Kewajiban Sekolah
Bersama-sama dengan institusi dunia kerja membuat perencanaan PKL, membuat nota kesepahaman dengan institusi dunia kerja, mengantarkan dan menyerahkan peserta didik kepada institusi dunia kerja, dan melakukan monitoring pelaksanaan PKL, serta menjemput peserta PKL di akhir masa pelaksanaan PKL.
Kewajiban Institusi Dunia Kerja
Bersama-sama dengan Sekolah membuat perencanaan PKL, membuat nota kesepahaman dengan sekolah mitra, menerima peserta didik, merekomendasikan akomodasi bagi peserta PKL, memberitahukan fasilitas/insentif yang dapat diberikan institusi dunia kerja kepada peserta PKL, menunjuk instruktur untuk membimbing dan mengarahkan peserta PKL agar menjalankan tugas sebaik-baiknya, dan memberikan sertifikat keikutsertaan PKL.
Mekanisme Pembimbingan
Terdapat dua pembimbing dalam pelaksanaan PKL, yaitu guru pembimbing dari sekolahdan instruktur dari dunia kerja. Keduanya melaksanakan tugas yang sama yaitu memfasilitasi pembelajaran PKL peserta didik dalam mencapai tujuan pembelajaran yang telah ditetapkan bersama. Penting bagi keduanya untuk senantiasa berkolaborasi dalam pembelajaran PKL peserta didik. Kolaborasi yang dimaksud antara lain:
Penyusunan rencana (program dan kompetensi), pelaksanaan (kehadiran dan pelaksanaan kerja), dan asesmen PKL. Dokumen pembimbingan dirancang agar dapat diakses oleh kedua pembimbing secara daring dan/atau luring.
Tugas Guru Pembimbing
Mengidentifikasi peserta didik yang siap mengikuti PKL;
Mendiskusikan dengan peserta didik dan orang tua terkait teknis keberangkatan ke dunia kerja;
Melaksanakan penyerahan peserta didik kepada institusi dunia kerja;
Melakukan pemantauan (monitoring) dan pembimbingan (mentoring) PKL di dunia kerja;
Menjemput peserta PKL di akhir masa program PKL;
Turut menyelesaikan kasus jika terdapat kejadian tertentu di lokasi PKL;
Memberikan bimbingan penulisan laporan.
Tugas Instruktur
Mengarahkan, membimbing, dan mementori peserta didik dalam melakukan
pekerjaan dan kehidupan sosialnya di dunia kerja;
Memberikan penilaian hasil kerja;
Melaporkan kepada pihak sekolah secara berkala perkembangan peserta PKL dan
Jika terdapat kejadian tertentu di lokasi PKL yang perlu diketahui pihak sekolah.
Jurnal PKL
Peserta didik melaksanakan PKL berdasarkan program yang telah disusun. Kegiatan peserta didik dipantau oleh pembimbing dunia kerja dan guru pembimbing. Dokumen pemantauan berupa jurnal kegiatan yang diisi oleh peserta didik dan diketahui/diberikan catatan oleh pembimbing dan instruktur. Pemantauan kegiatan dapat dilakukan secara fisik dan atau menggunakan sistem informasi. Jurnal berisi kegiatan yang dilaksanakan serta keterangan unit kerja/tempat pelaksanaannya.